電話でどうやって用件を言いますか？

電話に出る時は、「こんにちは、○○会社」で始まります。ビジネス電話は、信号の善し悪しを確認する時だけ「もしもし」と言います。他の場合は例外です。

　　適時に返信する電話の伝言

ビジネスクレームでは、すぐに電話に戻れないという苦情が一番多いです。毎回のビジネスチャンスを失わないために、電話の伝言は一時間以内に返事するというルールを作っている会社もあります。普通は24時間以内に電話の伝言に対して返答を与えるべきで、もし電話を返す時ちょうど相手がいないことに会ったら、メッセージを残して、あなたがすでに電話に帰ったことを表明します。もし自分が実際に返電できないなら、他の人に頼んで代行してもらうべきです。

　　電話をきちんと使う

アメリカでは、知らない人に電話で商品を売り込むことができますが、ヨーロッパやラテンアメリカ、アジアの国々では、電話のプロモーションや電話の中で長時間のビジネスの話は受け入れられません。良好なビジネス関係を発展させる一番の方法はお客様と面と向かって話し合うことです。電話は主に会見の手配に使います。もちろんお互いが会ったら、電話で連絡するのが便利です。

　　電話に代わります注意してください

仕事の場で電話に出る時、電話を受ける人がいなくて、自分が代わりの人になることがあります。電話の取り次ぎ、取り次ぎの際は、丁寧に対応し、プライバシーを尊重し、適時に伝えるなどの問題に注意しましょう。

電話に出る時は、まず電話をかけてくる人に伝えます。彼が探している人がいないので、どういう人ですか？なぜですか？この順番は絶対に逆さまにしてはいけません。

　　礼儀をもって遇する

電話に出るときは、相手が探している人が自分ではないとイライラしてしまうので、「他の人がいない」と相手を退屈させないようにしましょう。頼まれた人が本当にいなくても、「すみません、彼はいません。何か伝えてほしいものがありますか？」